KÜÇÜK İŞLETMELERDE BİLGİSAYAR
Dr. Tunç Evcimen
GİRİŞ
Son on yıldır bilgisayarlar Iş dünyasında büyük gelişme gösterdiler. Bu küçük ve izafen ucuz makina; kayıt saklama, finansal analiz, kelime işlem gibi küçük işletmenin en çok zamanını alan 3 aktivitede devrim yaptı.
Bilgisayarlar aslında çok uzun zamandır etrafımızdaydılar. İlk örnekleri 2.Dünya Savaşından sonra görülen bu makinalar gerçekten yalnızca dev hesap makinalarıydı. Vakum tüplerinin yerlerini silikon çipler aldı ve hesaplama hızları çok çarpıcı bir şekilde arttırıldı. Bu gelişme ile boyutları öyle küçüldü ki taşınabilir hale geldi. Bu gün fiyatları 50-60M arasında değişen bilgisayarlar küçük işletmelerin alım gücüne girerek kullanımına olanak sağladı.
Bilgi işlemdeki teknolojik gelişmeler bilgisayar maliyetini birçok küçük işletme için verimli hale getirmesiyle küçük işletmeciler şu iki gerçekle yüzleştiler.
1. Bilgisayar kullanımından yoksun olan işletme sahipleri çağ dışı adledileceklerdi.
2. Bilgisayar devrimi yöneticilere bilgileri daha çabuk toplama ve daha iyi kararlar verme kapasitesi sağlayacaktı.
Günümüzde teknolojik gelişmeler bilgisayarları daha alınabilir ve kolat kullanılabilir hale getirdiğinden en küçük işletmeler bile bilgisayarlardan yararlanabilmektedirler. Aslında, bu bilgi çağında bilgisayar kullanımını göz ardı eden Iş sahipleri yokedici rekabet ortamında büyüklere karşı ve kendi benzerlerine karşı bir çok dezavantajla karşı karşıya geleceklerdir. Şirketle daha iyi yazılımlar geliştirdikçe bilgisayar sistemleri daha sevimli bir dost haline geliyorlar.
Bilgisayarlar bir küçük işletmeye bazı çok önemli avantajlar sunar ancak diğer yandan kullanımda bazı olumsuzluklar vardır. İşletmesine bir bilgisayar almayı düşünen sahip-yönetici bu fayda ve kısa kalan tarafları değerlendirmek durumundadır.
BİLGİSAYARLARIN AVANTAJLARI
1. Bilgisayarların en önemli avantajlarından birisi hızlarıdır. Bilgisayarlar hesaplamalarda kalem ve kağıt kullanan normal bir kişiden binlerce kez daha hızlı çalışırlar. Ek olarak hızlı bir yazıcının bağlandığı bilgisayarlarla sahip-yönetici istediği belgeye veya bilgiye ait çıktılara dakika bazında ulaşabilir. Bu özellikleriyle bilgisayarlar yöneticilere çok çabuk bir şekilde büyük miktarlarda bilgi sunabilirler. Ancak daha fazla bilgi daha iyi kararlara yol açmaz. Kararda rol oynayan bilginin niceliğinden ziyade onun niteliğidir. Yöneticiler zaten değerlendirebileceklerinden daha fazla bilgiye sahiptirler. Bu yüzden yöneticiler daha çok bilgi yerine daha fazla anlamlı bilgiye ihtiyaç duyarlar.
2. Bilgisayarlar kesin doğruluk ilkesi ile çalışırlar. Ancak bilgisayarı tanımlayan kavramlardan biriside GIGO’dur. GIGO (Garbage in Garbage out) bilgisayara ne kadar güvenilir bilgi yüklenmişse çıkan bilgide aynı derecede güvenilir ve doğrudur. Bu özellik göz önüne alınmak şartıyla bilgisayarların karar vermede kullanılan bililerin kesinliğini ve doğruluğunu fazlalaştırır. Hata taraması tamamlanmış bir bilgisayar manuel sistemlere nazaran yöneticilere daha doğru bilgi sağlar. Bilgisayarların hatasızlığınında çarpıcı bir istisna INTEL Pentiumlardaki iteratif bölme sonundaki hatadır.
3. Bilgisayarlar büyük depolama kapasitelerine sahiptir. Günümüzde hard-disk, bant ünitesi, yazılabilir CD teknolojileri ile şirketin tüm kayıtlarını tutabilecek kapasitelere kavuşmuşlardır. Sonuç olarak veri güncelleme işlemleri çok kolaylaşmıştır.
4. Hızları ve bellek kapasiteleri sayesinde bilgisayarlar yöneticilere daha güncel bilgi sağlayabilirler. Bilgisayarlar bu sayede Iş kararları için güncel bilgi sağlıyarak değerli yönetim zamanından tasarruf edilmesine yardımcı olurlar.
5. Bilgisayarlar rutin arşivleri derlenmesinde ve muhafazasındaki sıkıcı ve monoton görevleri eleyebilir. Bilgisayarlar saniyeler içinde büyük miktarda bilgi işleyebilir, bu işi elle yapmak aşırı zaman kaybına sebebiyet verir. Arşiv konusundaki işlemler bilgisayarlar ile önce sadece ilk klavyeden ilk giriş hızına bağlı olarak bir devrim geçirdi. Bu konudaki yeni ufuk ise görüntü tarayıcılarla bilgisayara aktarılan dökümanların OCR (optical character recognition) tipindeki yapay zeka yazılımları ile çözümlenmesi olarak görülmektedir.
6. Bilgisayarlar küçük firmaların temel işlemlerindeki iç denetim derecesini geliştirebilir. Bilgisayar yönetsel karar verme için değerli nakit ve envanter raporlarını üretir.
7. Bilgisayarlar var olan bilgisayar kaynaklı kolaylıkları kullanarak müşteri servisini ve müşteri ilişkilerini geliştirebilir. Örneğin havayolu rezervasyon sistemleri ve süpermarketlerdeki bilgisayarlı kasalar gibi.
8. Bilgisayarlar üretimin planlanmasında gelişim sağlar ve üretim sürecinin verimini arttırır. Envanter ve üretim planlaması teknikleri bilgisayar tarafından kolayca modellenebilinir. Ayrıca bilgisayar kontrollü robotlar üretim sürecinin verimini arttırmıştır.
9. Bilgisayarlar işi tehdit eden unsurların yönetici tarafından erken farkedilmesini sağlar. Bir problemi çözmeden önce yönetici o problemin varlığından haberdar olmalıdır. Bilgisayarlar yöneticiye problemi belirlemesinde yardımcı olur.
10. Bilgisayarlar yöneticilere Iş kararlarını hayata geçirmeden önce bu kararlarını hayata geçirmeden önce bu kararları test etme şansı tanırlar. Bilgisayar Iş kararlarına ilişkin benzetimleriyle ve finansal modelleme teknikleriyle söz konusu işletim kararlarının etkilerini gösterebilir.
BİLGİSAYARLARIN DEZAVANTAJLARI
1. Azalan maliyetlerine rağmen bazı bilgisayarlar maliyetinin altında değere sahiptirler. Çok küçük işletmelerin gerçekte muhasebe kayıtlarını işlemesi, faturalaması ve güncellemesine ihtiyacı olmayabilir. Bir muhasebecinin aydan aya işlem yapması çok daha ucuza gelebilir. Diğer bir şekilde ifade etmek istenirse fiyatları düşmeye devam etse de, alımın toplam maliyeti, bilgisayarın kurulması, kullanılması ve bakımı bazı küçük firmalar için oldukça pahalı olabilir.
2. Sahip-yöneticiye işletmenin etkin yönetimine dair daha çok sorumluluk yükler. Örneğin, güncelleştirilmiş günlük bir bilgiden sonra borçları yavaş ödemek için bir sebep yoktur. Kağıt üzerinde iyi gözüken bu durum, uygulamada insanları ürkütür hale gelmiştir.
3. Bugün alınan bir bilgisayar sistemi yarın demode olabilir. Teknolojik gelişmeler en son model bilgisayarları bile kısa sürede demode hale getirebilir. Aslında demodelik göreceli bir kavramdır. Demode bir biligisyar işe yaramaz bir makine anlamına gelmez. Birçok küçük işletme sahibi daha yeni ve hızlı modellerin piyasaya çıkmasına rağmen eski bilgisayarlarını kullanmaya devam etmişlerdir. Bir bilgisayar ancak bilgi işlem yeteneklerini kaybettiğinde demode olur. Teknolojinin gerisinde kalmış bilgisayarlar başka işler için kullanılabilinir. Ancak bilgisayarlar yöneticilerin yerini alamazlar ve üyü tanımlanmamış problemleri çözemezler.
4. Yalnış programlanmış bir bilgisayar maliyeti çok yüksek hatalar yapabilir. Sistemdeki hatalar (BUGS) utandırıcı ve maliyeti yüksek hatalara yol açabilir.
5. Eğer yönetici Iş kararları alırken biligisayara çok fazla güvenirse, kısa sürede biligisayar yönetim için bir “koltuk değneyi” haline gelebilir. Bazı yöneticiler biligisayarların cevaplarıyla beraber problemlere çözüm bulmasını beklerler.
6. Bir biligisayar müşterileri soğutabilir ve uzaklaştırabilir. Bazı müşteriler için bilgisayarlar insan problemelerini anlayamayacak soğuk ve duygusuz makinelerdir.
7. Bilgisayarlar çalışanlar arasında kaygı ve güvensizlik yaratabilir. Çalışanlar biligsayarların yerlerini alacakalrından v eanlamadıkları makinelerle çalışmak zorunda kalmaktan korkabilirler.
Bir çok durumda, iş yerinde bilgisayarların kullanılmaya başlanmasıyla çalışanlar işten çıkarılmamıştır. Bunun yerine, bilgisayarlar varolan ofis memurlarının gelişimini sağlamlaştırmış ve daha verimli Iş yöntemlerini ortaya çıkarmıştır. Sonuç olarak yönetici ve çalışanlar işlemlerin birincil işlevleri üzerinde odaklanmak için daha çok zamana sahip olur.
Bilgisayarlar değerli bilgileri küçük işletme yöneticiler için kolayca elde edilebilir hale gelmiştir. Bu veri yöneticiye Iş ile ilgili problemlerin varlığını söz konusu problemin işi tehdit eder hale gelmesinden önce farkedilmesini sağlar. Birçok durumda yöneticiler günlük işlemlerle çok fazla ilgilendiklerinden problemleri büyümeden önce fark etmekte zorluk çekerler.
BİLGİSAYAR ŞİVESİ:
Bilgisayarların rol ve işlevlerini anlayabilmek için sahip-yöneticilerin kendilerini eğitmesi gereklidir. Bu şekilde bir bilgisayarın kendileri için ne yapabileceğini, almayı düşündükleri bilgisayarın ne kadara mal olacağını ve kendi belirli işlerine ne ölçüde yarar ve/veya olumsuzlukları beraberinde getireceğini anlayabilirler. Elbette bunu yapabilmek için öncelikle bilgisayarın temel sayılabilecek terimlerini bir başka bir değişle şivesini öğrenmeleri gerekir. Böylece yöneticiler bir bilgisayar uzmanı olmadan da herhangi bir bilgisayar satıcısıyla aynı dili konuşabilme yetisini kazanmış olurlar.
Bilgisayar teknolojisinde temel ayrım yazılım ve donanım alanlarında olmaktadır. Bu iki boyut bilgisayar kullanımında çok önemlidir. Donanım ihtiyaçlara cevap vermeli, yazılım ise anlaşılabilir, kolay kullanılır ve etkin olmalıdır. Günümüzde bu etkenler göz önünde tutularak birçok yazılım karmaşık olmaktan uzak ve “user friendly” hale getirilmiştir.
BİLGİSAYAR KARARINI VERMEK VE GERÇEKLEŞTİRMEK:
Araştırmalar çoğu işletmenin ihtiyacından çok daha büyük bir bilgisayar gücünü satın aldıklarını ortaya koymaktadır. Satıcılar çeşitli sayıda ve niteliteki bilgisayarları ve her birinin neler yapabileceğini müşrterilerine gösterirler. Bir showroom’da ya da demo’da bilgisayarlar mümkün olan en cazip şekilde sunulur. Örneğin, bir Iş adamı böyle bir sunumda renkli grafiklerle süslü bilgiler görebilir. Satıcı birkaç tuşa basarak çeşitli hesaplamaları izletebilir. Hepsi çok basit ve karar vermek için çok hızlı görünür. İş adamı bu görünen kolaylıklar üzerine bir sipariş verebilir. Bilgisayar teslim edildiğinde bazı problemler ortaya çıkar. Bilgisayar’a kim ulaşacaktır? Çalışanlar bilgisayarı kullanmak için nasıl eğitilecektir ve bunun şirket için maliyeti nedir? Bilgisayarla tam olarak hangi işlem ve işlev yapılacaktır? Bu kararı kim verecektir? Soruların yığılmasından da anlaşılacağı gibi bilgisayar alımında yetersiz planlamanın yapıldığı sonradan görülecektir.
Bilgisayara geçişte şu unsurlar ve süreçleri göz önünde tutulmalıdır:
1. Bilgisayarı öğrenmek,
2. İşin özel ihtiyaçlarını analiz etmek,
· firmanın hedefleri,
· Iş hacmindeki tahmini büyüme,
· firma içindeki mevcut bilgi akışı,
· bir bilgisayar sisteminin kullanım ve bakım maliyeti,
· sistemin çalışanlar üzerimdeki etkisi,
· sistemin yaraları, firmanın bilgi gereksinimlerine nasıl yardım edeceği,
3. Maliyet-fayda analizi,
4. Yazılıma odaklanma ve sonra donanım,
5. Fiyat pazarlığı,
6. Karaın uygulanması.
KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN BİLGİSAYAR UYGULAMALARI:
Bir bilgisayar küçük işletmeler için birçok şeyler yapabilir. Çoğu uygulamalar arttırılmış etkinlikle doğrudan bağlantılıdır. Genel olarak operasyonlarda daha iyi kontrol etmeye ve maliyetlerini düşürmeye yöneliktir.
1. Muhasebe ( Tek düzenli hesaptan maliyet muhasebesine)
2. Stok kontrol ( Barkod)
3. Üretim ( MRP)
4. Pazarlama ( Expert sys., Internet)
5. Proje planlama ( CPM, Pert)
6. İşletme destek (WP, Raporlama, Grafik, dBase)
7. Uzmanlık programları
· CAD programları
· CASE programları
· SPSS, SYSTAT istatistik programları
· Hasta teşhis
· Çizim programları (Myra)
· Multimedia uygulamaları
· Bilimsel kullanıma ait programlar
· Simülasyon programları
· Robot programları
KÜÇÜK BİLGİ İŞLEM
Günümüzde son teknolojiyi etkin bir şekilde kullanabilen küçük şirketler büyük şirketlere karşı avantaj sağlıyabiliyor. A.B.D.’de tüm işyerlerinin %97.8’I küçük Iş olarak sınıflandırılıyor. Araştırma firması IDC’ye göre, bunların da %67’sinde PC kullanılıyor.
Küçük şirketlerin rekabet için işleri daha iyi, daha ucuz ve daha çabuk yapması gerekiyor. Küçük şirketlerin en güvendikleri şey zekalarının yanı sıra yeni bilgisayar teknolojilerini rakiplerinden daha iyi kullanabilmeleri. Büyük şirketlerin milyarlık bilgisayar ağları var ama esnek değil. Büyük şirketler yeni teknolojiyi uygulamadan önce geri ödeyeceğinden ve mevcut yapıya uygun olduğundan emin olmalıdır. Bu ise çok zaman almakta bazen de mümkün olmamaktadır.
Küçük şirketler yeni teknolojiyi hızlı bir şekilde inceleyerek kullanabiliyorlar. Bu da onlara, müşterilere ve satıcılara ulaşmak için, bir çok kaynağa ulaşmak için, bir çok kaynağa erişmek için ya da bazı rutin işleri verimli yapabilmek için imkan sağlıyor.
Örneğin: ORBIT Software 7 kişilik satıcı kadrosu ve şirket merkezi, AR-GE’ye, programcı ve diğer ülkelerde 3’er kişilik ofislere E-mail bağlantısıyla hizmet veriyor. Öyleki bu hizmeti ORBIT’in yazılımcılığını yaptığı HP bile veremiyor. Müşteri desteği herhangi bir ülkeden veya merkezden anında verilebiliyor.
SANAL VİTRİN
Bugünlerde hem küçük hem de büyük şirketler yer kapma telaşı içinde Internet’i istila ettiler. Neyse ki bu yeni ortamda yer ve erişebilirlik sorun değil. New York 5.bulvardaki dükkanlar sınırlı ve çok pahalı fakat her şirket Internet üzerinde bir 5.bulvar adresine sahip olabilir.
Kataloglar ve sipariş formları on-line olarak dağıtabiliyorlar. Internet üzerinde doğrudan pazarlayıcılar müşterilerin bir tuşla formu doldurarak siparişine izin veriyorlar. Şifre müşteriye ödeme imkanı veriyor.
Internet’in sanal vitrinindeki felsefe ise küçük şirketler için çok önemli “INTERNET’TE HİÇ KİMSE ŞİRKETİNİZİN NE KADAR KÜÇÜK OLDUĞUNU BİLEMEZ.”
Sanal Vitrin arkasından sanal alışverişi getirecek gibi gözüküyor. Küçük işletmelerin aynı anda fax, ses, veri iletişimi kullanımıyla uzaktan sunumlarda yeni bir çözüm önerisi olarak hayata yansımaya başlıyor. Örneğin Müşteri bir rezervasyon şirketinden biletini görerek seçebiliyor.
Sonuç olarak bilgisayar bilincine sahip firmalar başka hiç bir sektörde hızına rastlanmıyan teknoloji değişim fırtınasından yararlanarak rekabet üstünlüğü sağlıyabiliyorlar. Gelecekte büyük şirketleri küçültmeye mecbur bırakacak olan bu değişim için firmaların hazırlıklı olmaları gerekiyor.
KAYNAKLAR
ZIMMERER T , Instructor's Manual to Accompany Effective Small Business Management, ( C.E.Merril Publishing Company, 1984),
KARATAŞ S, Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler, ( Veli Yayınları, İstanbul,1991),
ÜLGEN H, İşletme Yönetiminde Bilgisayarlar, ( İÜ Yayınları, İstanbul, 1990),
BORSOOK P, NADEAU M, "Küçük Ofiste Bilgi İşlem", BYTE TÜRKİYE Ocak 1995
"Dünyanın 8. harikası Internet", PC WORLD TÜRKİYE Ocak 1995